Informazioni sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR e dell’art. 13 D.Lgs. 24/2023
- Ente
Provincia del Medio Campidano - Documento
03 Informativa privacy whistleblowing - Versione
1.0 - giugno 2026 - Atto di approvazione
[Deliberazione/Determinazione/Decreto n. ● del ●] - RPCT / Gestore
Dott. Paolo Maggio Segretario Generale - Sostituto del gestore
Dott.ssa Alessia Etzi – Dirigente della Provincia
1. Oggetto e ambito dell’informativa
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato dal Provincia del Medio Campidano nell’ambito della ricezione, valutazione e gestione delle segnalazioni interne whistleblowing disciplinate dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, dalla procedura interna della Provincia del Medio Campidano e dal quadro europeo e nazionale in materia di protezione dei dati personali.
L’informativa è rivolta, nei limiti in cui siano interessati dal trattamento, alla persona segnalante, alla persona coinvolta, alle persone menzionate nella segnalazione, ai facilitatori e agli altri soggetti protetti, nonché ai soggetti che forniscono informazioni nell’ambito delle verifiche svolte dal RPCT/gestore.
2. Titolare del trattamento
- Titolare
Provincia del Medio Campidano, con sede in Sanluri Via Paganini n. 22 rappresentata dal Presidente pro tempore. - Contatti istituzionali
070/9356001 - Sezione sito
Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione “Privacy” e nella sezione “Whistleblowing” del sito istituzionale.
3. Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD/DPO) della Provincia del Medio Campidano è la Società Nicola Zuddas srl - referente Avv ivan Orrù, contattabile ai seguenti recapiti: privacy@comune.it pec privacy@pec.comune.it;
Il RPD/DPO non gestisce le segnalazioni whistleblowing e non è destinatario ordinario del contenuto delle segnalazioni. È coinvolto, secondo il proprio ruolo consultivo e di sorveglianza, per gli aspetti relativi a DPIA, misure tecniche e organizzative, informativa, autorizzazioni interne, nomina dei responsabili del trattamento e gestione delle richieste di esercizio dei diritti nei limiti di legge.
4. Gestore del canale interno e soggetti autorizzati
La gestione del canale interno è affidata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), individuato quale gestore delle segnalazioni. In caso di conflitto di interessi o assenza prolungata opera il sostituto preventivamente individuato con atto organizzativo della Provincia del Medio Campidano.
- RPCT/gestore: Dott. Paolo Maggio Segretario Generale
- Sostituto del gestore: Dott.ssa Alessia Etzi – Dirigente della Provincia]
Il personale che accede ai dati è autorizzato al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, ed è vincolato da specifiche istruzioni e obblighi di riservatezza.
5. Categorie di interessati
- persone segnalanti che abbiano acquisito informazioni sulle violazioni nel contesto lavorativo o professionale con la Provincia del Medio Campidano;
- facilitatori e altri soggetti protetti ai sensi del D.Lgs. 24/2023;
- persone coinvolte o comunque menzionate nella segnalazione;
- persone informate sui fatti, testimoni, dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori o altri soggetti dai quali siano acquisiti elementi istruttori;
- soggetti interni o esterni destinatari di comunicazioni nei limiti previsti dalla legge e dalla procedura.
6. Categorie di dati trattati
- dati identificativi e di contatto eventualmente comunicati dalla persona segnalante o acquisiti nel corso dell’istruttoria;
- informazioni contenute nella segnalazione: fatti, circostanze di tempo e luogo, documenti, allegati, comunicazioni e interlocuzioni con il gestore;
- dati relativi alla persona coinvolta, alle persone menzionate, al facilitatore e ad altri soggetti protetti;
- dati eventualmente appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR, nei soli limiti di pertinenza e necessità;
- metadati tecnici strettamente necessari al funzionamento sicuro della piattaforma, ove trattati, nel rispetto della DPIA e delle misure di minimizzazione.
I dati manifestamente non utili alla trattazione di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati senza ritardo.
7. Fonti dei dati personali
I dati possono essere forniti dalla persona segnalante mediante piattaforma informatica, richiesta di incontro diretto, canale orale o plico cartaceo riservato; possono inoltre essere acquisiti dal RPCT/gestore nel corso delle verifiche istruttorie presso uffici, banche dati, documenti amministrativi o soggetti terzi, nei limiti di stretta necessità e secondo il principio di minimizzazione.
8. Finalità del trattamento
- ricevere e gestire segnalazioni interne relative a violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Provincia del Medio Campidano;
- verificare la sussistenza dei presupposti soggettivi e oggettivi della segnalazione e svolgere le attività istruttorie necessarie;
- tutelare la riservatezza della persona segnalante, della persona coinvolta, dei facilitatori e degli altri soggetti tutelati;
- fornire avviso di ricevimento, richiedere integrazioni e rendere riscontro alla persona segnalante nei termini di legge;
- trasmettere, ove necessario, gli elementi pertinenti agli uffici interni competenti o alle autorità competenti, nel rispetto delle cautele di riservatezza;
- adempiere agli obblighi di legge, documentare le attività svolte, gestire eventuali richieste di accesso/diritti privacy, reclami, contenziosi, ispezioni o verifiche delle Autorità.
9. Basi giuridiche
-
Gestione delle segnalazioni interne
Art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR; D.Lgs. 24/2023; L. 190/2012; compiti di interesse pubblico e obblighi legali della Provincia del Medio Campidano. -
Categorie particolari di dati
Art. 9, par. 2, lett. g), GDPR, nei limiti di rilevante interesse pubblico e della normativa nazionale applicabile. -
Dati relativi a condanne penali e reati
Art. 10 GDPR e disposizioni nazionali applicabili, nei soli limiti in cui tali dati siano pertinenti rispetto alla segnalazione. -
Conservazione, gestione di contestazioni, verifiche, reclami, procedimenti o difesa di diritti
Art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR; D.Lgs. 24/2023; norme in materia di procedimento amministrativo, responsabilità, contenzioso, obblighi di conservazione e tutela dell’Ente nelle sedi competenti, nei limiti di necessità, proporzionalità e minimizzazione.
Non è richiesto il consenso dell’interessato per la gestione ordinaria della segnalazione. Il consenso espresso della persona segnalante è invece necessario nei casi in cui la legge subordina alla sua volontà la rivelazione della sua identità, in particolare nell’ambito del procedimento disciplinare quando la conoscenza dell’identità sia indispensabile per la difesa della persona incolpata e la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione.
10. Modalità di presentazione e gestione della segnalazione
Il canale scritto principale è la piattaforma informatica dedicata, raggiungibile dalla sezione “Whistleblowing” del sito istituzionale all’indirizzo www.provincia.mediocampidano.it La piattaforma deve garantire riservatezza, cifratura, segregazione degli accessi, autenticazione del gestore, gestione sicura degli allegati e interlocuzione riservata con la persona segnalante.
La persona segnalante può ricevere un codice identificativo univoco, da conservare con cura, per accedere alla segnalazione, monitorarne lo stato, rispondere a richieste di integrazione e ricevere il riscontro. In caso di smarrimento del codice, la Provincia del Medio Campidano potrebbe non essere in grado di ripristinare l’accesso attraverso il medesimo canale, in ragione delle misure tecniche poste a tutela della riservatezza.
Sono altresì previste, secondo la procedura interna, modalità orali mediante richiesta di incontro diretto con il RPCT/gestore e, in via residuale, plico cartaceo riservato. PEC generali, protocollo ordinario e caselle e-mail non specificamente configurate non costituiscono canali ordinari di segnalazione whistleblowing.
11. Destinatari e comunicazioni
I dati sono conosciuti dal RPCT/gestore, dal sostituto e dall’eventuale struttura di supporto nei soli limiti delle rispettive autorizzazioni. Possono essere comunicati, ove necessario e nei limiti di legge, a uffici interni competenti, UPD, Autorità giudiziaria, Autorità contabile, ANAC, altre autorità pubbliche competenti o soggetti che debbano conoscerli per obbligo di legge.
Quando è necessario coinvolgere uffici o soggetti diversi dal gestore, la Provincia del Medio Campidano limita la comunicazione agli elementi strettamente pertinenti, utilizzando, ove possibile, informazioni anonimizzate, pseudonimizzate o minimizzate, evitando la rivelazione diretta o indiretta dell’identità della persona segnalante.
12. Responsabili del trattamento e fornitori
Se la Provincia del Medio Campidano utilizza una piattaforma o servizi tecnici forniti da terzi, il fornitore è designato responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, previa verifica delle garanzie tecniche e organizzative. Eventuali sub-responsabili, localizzazione dei dati, misure di sicurezza, continuità del servizio, backup e cancellazione sono verificati nell’ambito della DPIA e degli accordi contrattuali.
13. Diffusione e trasferimenti extra UE
I dati personali trattati nell’ambito delle segnalazioni non sono diffusi. Non è previsto trasferimento di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, salvo diversa evidenza tecnica del fornitore della piattaforma e previa verifica della sussistenza delle garanzie previste dagli artt. 44 e ss. GDPR.
14. Periodo di conservazione
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Decorso il termine, i dati sono cancellati o distrutti con modalità idonee a impedirne la ricostruzione, salve eventuali ulteriori esigenze di conservazione imposte dalla legge o connesse alla tutela di diritti in sede giudiziaria, contabile, disciplinare o amministrativa.
15. Diritti degli interessati e limitazioni
Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e gli altri diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, rivolgendosi alla Provincia del Medio Campidano o al RPD/DPO ai recapiti indicati.
L’esercizio dei diritti può essere ritardato, limitato o escluso nei casi e nei limiti previsti dall’art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, quando dall’esercizio dei diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante, allo svolgimento delle verifiche o alla tutela degli interessi protetti dalla normativa whistleblowing. In tali casi l’interessato riceve comunicazione motivata, salvo che tale comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione. Resta ferma la possibilità di esercitare i diritti tramite il Garante per la protezione dei dati personali secondo l’art. 160 del D.Lgs. 196/2003.
16. Reclamo all’Autorità di controllo
Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione del GDPR possono proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.
17. Processo decisionale automatizzato
Il trattamento non prevede processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, ai sensi dell’art. 22 GDPR.
18. Aggiornamento dell’informativa
La presente informativa è aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative, tecnologiche, del canale di segnalazione, del fornitore o delle modalità di trattamento dei dati personali.